Кадровый аудит

Целевая аудитория: руководители и сотрудники кадровых служб; специалисты, занимающиеся ведением кадровой документации: секретари, бухгалтеры, юристы и др.

Посещение семинара рекомендуется:

• Работодателям, включенным в план проведения проверок,
• При смене лиц, занимающихся кадровым делопроизводством,
• При смене руководителя организации,
• При реорганизации предприятия,
• При существующем риске обращения работника в судебный орган или в контрольно-надзорный орган;
• Работодателям, занимающимся устранением нарушений, выявленных инспекционным органом;
• Работодателям, намеренным передать ведение кадровой документации по договору сторонней организации.

Вы узнаете:

• С чего начать? Содержание, последовательность и методы проведения аудита кадровой документации собственными силами.
• Какие документы проверить в первую очередь? Перечень обязательных документов в кадровой работе.
• Как исправить ошибки в кадровых документах.
• Кто может прийти с проверкой? Перечень государственных служб, организаций и органов, имеющих право проводить инспекционный контроль кадровой работы и их компетенции.

Вы научитесь:

• Выявлять проблемные места в работе по ведению кадровой документации.
• Находить чужие ошибки и предотвращать свои собственные.
• Определять, насколько анализируемый документ соответствует требованиям закона.
• Грамотно вести себя в ходе инспекционной проверки и защищать права и интересы работодателя.

Результат:

На семинаре Вы получите знания и практические навыки, необходимые для самостоятельного проведения внутреннего кадрового аудита.

После участия в семинаре Вы будете знать, где «слабые места» вашей кадровой документации, с чего начинать аудит, сколько он потребует времени, как зафиксировать и применить результаты проверки.

Семинар построен на анализе наиболее типичных и тяжелых нарушениях и позволит участникам не просто документально оформить найденные нарушения, но и разработать план по их исправлению.

ПРОГРАММА

День первый

Начало. Представление участников. Правила проведения семинара

Блок 1. Порядок проведения аудита. Законодательство в сфере труда об обязательности документирования работы с персоналом. Ответственность за отсутствие кадровых документов, предусмотренных законодательством РФ.

Цели проведения кадрового аудита. Зачем и когда проводить аудит. Основные законодательные и нормативные акты, регулирующие кадровую работу, как быстро их изучить и систематизировать? Правовые последствия отсутствия документов, необходимых для кадрового делопроизводства. Ответственность за отсутствие обязательных для ведения документов кадрового делопроизводства. Кто будет отвечать за допущенные нарушения? Оформление процедуры проведения внутреннего аудита и закрепление его результатов. Разработка плана по исправлению найденных нарушений. Надо ли восстанавливать и корректировать документы за предыдущие периоды.

Раздаточный материал: форма оформления аудита кадровых документов.

Блок 2. Система кадровой документации. Проверяем документы по оформлению трудовых отношений. (Часть первая).

Система кадровой документации. Проверяем внутренние локальные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных, должностные инструкции, инструкция по охране труда и др.) Проверяем штатное расписание (наличие, правильность оформления, соответствие штатному замещению). Это интересно! Можно ли в штатном расписании указать разные оклады по одной и той же должности?

Проверяем оформление на работу. (Трудовой договор: содержание и оформление. Приказ о приеме на работу. Личная карточка Т-2. Общие сведения по общероссийским классификаторам ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР. Заполнение Т-2. Сведения о воинском учете. Внесение записей при приеме, переводе. Внесение записей при аттестации, повышении квалификации. Внесение записей при поощрении, наградах, социальных льготах, дополнительных сведений. Внесение записей при увольнении. Личное дело. Обязательная проверка на дисквалификацию. Форма запроса. Уведомление о приеме на работу бывших государственных и муниципальных служащих. Новая форма уведомления. Получение согласия работника на получение персональных данных и их обработку).

Раздаточный материал: пошаговая процедура оформления на работу.

Проверяем переводы работников. (Приказ о переводе. Дополнительное соглашение). Это интересно! Как внести запись в Т-2 и трудовую книжку, когда временный перевод становится постоянным.

Проверяем трудовые книжки. (Порядок приема, оформления титульного листа, внесения сведения о работе, исправление нарушений и др. вопросы. Определение подлинности бланков трудовых книжек). Это интересно! История трудовой книжки.

Практикум. Проверь себя «Найди ошибку в оформлении трудовой книжки».

Проверяем соблюдение трудового законодательства по отпускам. (График отпусков. Приказы по отпускам. Перенос отпуска, отзыв из отпуска, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком). Презентация: Все отпуска в схемах.

Практикум. Проверь себя: «Кому положены дополнительные отпуска?»

Вопросы - ответы. Подведение итогов первого дня работы на семинаре.

День второй

Блок 3. Система кадровой документации. Проверяем документы по оформлению трудовых отношений. (Часть вторая).

Проверяем порядок ведения воинского учета. Проверяем оформление листов нетрудоспособности. Проверяем соблюдение режима работы. Табель учета рабочего времени.

Раздаточный материал : примерное положение о табельном учете.

Установление ненормированного режима работы. Привлечение к сверхурочной работе. Привлечение к работе в выходной день и др.

Практикум . Проверь себя: «Проверьте правильность заполнения табеля».

Проверяем порядок прекращения трудовых отношений. (Приказ об увольнении. Соглашение о расторжении трудового договора. Срок выдачи трудовой книжки.) Проверяем оформление поощрения работника и дисциплинарного взыскания. (Приказ о поощрении работника. Виды поощрений; оформление поощрений. Внесение поощрения в ТК. Дисциплинарные взыскания и порядок их применения. Снятие дисциплинарного взыскания. Оформление поощрения работника и дисциплинарного взыскания.) Проверяем командировки. (Приказ о командировании. Запрет на командирование группе лиц, без их письменного согласия. Оформление журнала учета командировок.) Проверяем обязательные журналы регистрации и их оформление.

Блок 4. Если к вам идет трудовая инспекция.

Какая инспекция чем интересуется : знакомство с общей схемой проведения проверок, их видами; компетенцией государственных контрольно-надзорных органов и их требованиями к составу, содержанию и оформлению кадровых документов.

Зона повышенного риска: что запросят проверяющие в первую очередь, на каком участке работы выявляется больше всего нарушений, какие документы следует проверить несколько раз?

Блок 5. На особом положении.

Что нужно проверить применительно к отдельным категориям работников (иностранные граждане, инвалиды, пенсионеры, студенты и пр.). Гарантии беременным женщинам и женщинам, имеющим детей при расторжении трудового договора. Гарантии и порядок их предоставления совмещающим работу с обучением и поступающим в учебные заведения различного типа. Гарантии руководителям организации при расторжении трудового договора.

Практикум. Проверь себя: «Тест по гарантиям отдельных категорий граждан»

Подведение итогов работы на семинаре.

Как много я узнал...: подведем итоги аудита для себя и определим собственные «слабые» места в профессиональной подготовке. Как стать профессиональным кадровиком?
Подведение итогов семинара-практикума: ответы на вопросы, анализ конкретных практических ситуаций, консультирование.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.