Конфиденциальное делопроизводство и организация работы с документами ограниченного доступа

На обучении слушатели узнают, как правильно организовать и вести конфиденциальное делопроизводство в организации, научатся грамотно составлять, оформлять, издавать, хранить и учитывать конфиденциальные документы, а также обеспечивать защиту информации и персональных данных.

Для кого предназначен

Руководителей и специалистов служб ДОУ, служб информационной безопасности, делопроизводителей, документоведов и архивариусов, сотрудников канцелярий, секретариата, помощников руководителей, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства. 

Цель обучения

Получить знания и практические навыки по установлению и организации конфиденциального делопроизводства и защиты информации в организации.

Программа обучения

День 1

Нормативно-правовая база и организационные основы.

Введение в работу с информацией ограниченного доступа.

• Что такое информация ограниченного доступа (ИОД)?
• Основные виды ИОД: коммерческая тайна, государственная тайна, персональные данные, секреты производства + авторское право, сведения, содержащиеся в служебных документах.
• Отличительные признаки различных видов информации: уровень секретности, способы защиты.

Законодательство и нормативные акты.

• Федеральные законы и нормативные документы.
• Федеральный закон «О коммерческой тайне».
• Закон «О персональных данных».
• Постановления Правительства, инструкции МВД, ФСТЭК и др.
• Внутренние нормативные документы организации.
• Положение о конфиденциальном делопроизводстве.
• Инструкция по обеспечению информационной безопасности.
• Положение о подразделении по конфиденциальной работе.
• Должностные инструкции, соглашения о неразглашении, внутренние приказы.

Ответственность и контроль.

• Виды ответственности за нарушение правил работы с ИОД (гражданская, административная, уголовная) – суммы штрафов, срок наказаний за отдельные нарушения.
• Механизмы контроля и проверки соблюдения правил.
• Меры пресечения нарушений.

Ознакомление третьих лиц с ИОД.

• Создание перечня ИОД в организации.
• Доступы и допуски.

День 2

Организация работы с конфиденциальной документацией и документооборот.

Подготовка и оформление документов.

• Формат и требования к подготовке конфиденциальных документов.
• Процесс печати, проставление реквизитов, разметка страниц.
• Передача, копирование и выписки.
• Использование отметок ограничения доступа (шифрование, грифы).

Регистрация и учет.

• Ведение журналов регистрации и учета конфиденциальной документации.
• Процедуры обработки входящих и исходящих документов с отметками ограничения доступа.
• Особенности учета при централизованных и децентрализованных системах документооборота.
• Особенности обработки исходящих документов при децентрализованной системе документооборота.
• Учет съемных носителей ИОД, проектов ИОД.

Передача дел на архивное хранение.

• Формирование перечня дел для архива.
• Сроки хранения и контроль доступа.
• Уничтожение и списание конфиденциальных материалов.
• Проведение экспертных оценок и экспертиза ценности.
• Обозначение дел с ИОД в номенклатуре дел.

Работа с электронными конфиденциальными документами.

• Получение электронных документов, регистрация, направление в работу внутри организации.
• Учет документов при рассылке в работу в подведомственные организации (приложением к исходящему письму).
• Применение электронной подписи в конфиденциальном делопроизводстве.

День 3

Работа с персональными данными и информационная безопасность.

Персональные данные как вид ИОД.

• Определение персональных данных и их виды.
• Категории и группы персональных данных.
• Права субъекта и обязанности оператора (сбор, обработка, хранение).

Защита и обработка персональных данных.

• Правила работы с персональными данными в бумажных и электронных системах.
• Нововведения 2025–2026 гг.
• Обработка специальных категорий и биометрических данных.
• Трансграничная передача и уведомление Роскомнадзора.
• Вопросы расследования инцидентов и несанкционированного доступа.
• Обновление локальных актов и правил уничтожения данных.

Информационная безопасность.

• Организационные меры: политики доступа, обучение. • Административные меры: регламенты, инструкции.
• Технические меры: шифрование, системы контроля доступа, антивирусы.
• Режимные меры: контроль доступа, пропускной режим.

Рекомендации по работе с персональными данными в архивах.

Работа с ИОД в командировках.

Работа с ИОД при разработке программных продуктов.

Появление ИОД на основании договорных документов.

Передача ИОД при смене руководителя.

Практикумы: Подготовка и оформление конфиденциальных документов со всеми реквизитами. Регистрация документов в журнале учета. Подготовка документов к передаче по доверенности. Проведение организационных мероприятий. Имитация передачи документа.