Этикет и протокол в работе секретаря

Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.

На семинаре Вы изучите этикетные нормы и протокольные стандарты в рамках современного европейского формата, отработаете навыки успешного поведения в бизнес среде.

Цели:

• практическое обучение деловому протоколу, бизнес-этикету, навыкам деловых коммуникаций, системе управления деловым имиджем,
• знакомство с основами международного делового общения, корпоративными особенностями,
• обучение технике деловых коммуникаций и управления отношениями.

В результате обучения Вы

• узнаете правила делового этикета и разных требований к нему в различных ситуациях,
• овладеете технологиями эффективного установления контакта,
• узнаете особенности общения с зарубежными партнерами,
• узнаете об организации приемов гостей на высшем уровне,
• узнаете о протокольным этикете, знание которого необходимо для приема гостей высшего уровня.

ПРОГРАММА:

1. Функции службы протокола

· Общая организация деловых встреч и переговоров руководства компании (первых лиц организации) с партнерами и клиентами, приемов в компании делегаций и отдельных представителей.

· Планирование, организация и обеспечение деловых визитов руководителей компании (первых лиц организации) за рубеж и регионы Российской федерации.

· Организация протокольных мероприятий: приемов, презентаций, торжественных подписаний договоров и соглашений и др.

· Введение единых норм протокола и осуществление контроля их исполнения.

· Организация переговорного процесса в компании, в организации.

· Разработка корпоративного стиля (с учетом норм протокола), осуществление контроля его поддержания.

· Формирование и ведение биографических досье, обновление списков клиентов и партнеров.

· Формирование и ведение подарочного фонда руководителя. Подготовка и вручение подарков от компании или от организации.

2. Требования протокола к приему иностранных делегаций, рабочих встреч, официальных и неофициальных визитов

· Виды визитов.

· Протокольная атрибутика: гимн, герб, флаг и протокольные деловые аксессуары.

· Программа пребывания.

· Стол переговоров.

· Правила рассадки.

· Виды приемов (торжественных банкетов).

· Культурные мероприятия.

3. Этикет встреч и переговоров. Подарки, сувениры, цветы в работе протокольной службы. Российская практика и зарубежные традиции

· Подготовка к встрече деловых партнеров . Встреча гостей в аэропорту, на вокзале. Представление членов делегации, вручение цветов. Рассадка по автомашинам. Устройство в гостиницу. Организация культурной программы.

· Подготовка и проведение деловых переговоров . Оформление помещения для переговоров. Рассадка за столом переговоров. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование. Кофе - пауза. Подача кофе – правила и особенности сервировки. Чай на «Кофе – паузе» - рекомендуемые сорта чая.

· Протокольное угощение на переговорах высокого уровня. Вода на столе для переговоров. Протокольные требования к подаче угощений. Горячие напитки. Время подачи и очередность. Появление службы сервиса в помещении для переговоров. Сервировка подноса. Сервировочная тележка. Нюансы сервисного обслуживания. Требования к обслуживающему персоналу.

· Виды официальных приемов в России и за рубежом . Составление списка приглашенных. Одежда на приемах. Культура поведения за столом. Правила рассадки гостей. Культура еды и питья. Тосты.

· Предметы сервировки. Назначение и правила использования столовых приборов. Что необходимо иметь в офисе для профессионального сервиса.

· Правила сервировки.

4. Основные правила бизнес-этикета

· Для чего нужен деловой этикет.

· Основные принципы бизнес-этикета.

· Основные отличия гражданского и бизнес-этикета.

5. Международный этикет

· Основные правила международного этикета.

· Основы общения с зарубежными партнерами.

· Протокольные вопросы.

· Подарки и сувениры.

· Национальные особенности делового общения.

6. Речевой этикет как одна из сторон делового этикета.

· Обращения «Ты» или «Вы».

· Искусство комплимента.

· Рекомендации по этике речи.

7. Офисный этикет.

· Кодекс этики фирмы.

· Руководитель и подчиненные.

· Сотрудники и посетители.

· Особенности взаимоотношений мужчин и женщин при статусной субординации.

8. Этикет делового контакта.

· Как встречать посетителя.

· Знакомства, приветствия, порядок представлений.

· Рукопожатия.

· Обмен визитными карточками.

· Виды визитных карточек.

· Правила вручения.

· Невербальное общение (позы, жесты). Что они нам говорят.

9. Поведение в лифте, на лестнице, при проходе в двери.

10. Этикет общения.

· Правила разговора по телефону.

· Правила разговора по мобильному телефону.

· Правила общения по электронной почте. Основные правила деловой переписки.

11. Организация встречи делового партнера.

· Состав делегации.

· Встреча в аэропорту (на вокзале).

· Рассадка в машине.

· Как правильно сесть и правильно выйти из машины.

· Подготовка и оформление культурно-деловой программы.

· Основные ошибки при составлении программы.

12. Этикет переговорного процесса.

· Как правильно подготовить помещение.

· Рассадка за столом переговоров.

13. Деловые подарки.

· Что, когда и как дарить?

· Основные ошибки при выборе и вручении подарков.

14. Организация приемов. Виды приемов.

· Дневные приемы: «Бокал вина», «Бокал шампанского», «Завтрак с рассадкой».

· Вечерние приемы: «Коктейль», «А ля фуршет», «Кофе-брейк», «Обед», «Обед-буфет», «Ужин».

· Чайная церемония.

· Оформление приглашений.

· Получение приглашения.

· Ответ на приглашения.

· Меню и рассадка за столом.

· Правила пользования столовыми приборами.

· Особенности поведения на презентации.

15. Этикет в одежде. Уровни делового гардероба.

· Форма одежды в офисе.

· Дресс-код на различных приемах.

· Особенности вечерних нарядов.

· Подбор аксессуаров.

· Обувь.

16. Имидж делового человека.

· Одежда – как инструмент воздействия на окружение.

· Соответствие внешнего вида статусу.

· Таблица с этикетными нормами, касающимися мужского и женского имиджа в деловой жизни.

17. Цветоведение.

· Символическое значение цветов и их влияние на психологическое состояние человека.

· Магия цвета.

· Как влиять на окружающих с помощью цвета

Практические задания, разбор иллюстративного материала, деловые игры.

Подведение итогов работы на семинаре.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия ведущего и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.

! Предварительная подготовка : Желательно заранее прислать наиболее острые и волнующие вопросы из тех, что будут освещаться на мероприятии. Это сэкономит время и сделает обучение более эффективным.

! Данное обучение можно заказать в корпоративном, индивидуальном формате, в форме вебинара.